Każdy drobny szczegół spotkania musi być przemyślany i dopracowany. Dlatego nad realizacją zamierzonego celu pracuje sztab osób. Oczywiście pierwszym krokiem w ustalaniu całego planu jest ustalenie terminu oraz miejsca imprezy. To pozwoli na dokładne opracowanie działania, określi czas jaki potrzebny jest do jego wykonania. Ponadto wiedząc w jakim miejscu odbędzie się event możemy zaplanować jego aranżację.

Najlepiej na początku ustalić temat oraz motyw przewodni przyjęcia. Kiedy już takie elementy zostaną uzgodnione, to rzecz jasna należy przejść do przydzielenia zadań. W firmach organizujących bankiety określone grupy osób są odpowiedzialne za poszczególne obowiązki. Jedni zajmują się wystrojem i aranżacją, inni załatwiają sprawy techniczne, z kolei niektóre osoby wykonują zadania czysto techniczne.

Od wszystkich jednak zależy powodzenie całego przedsięwzięcia. Kiedy najważniejsze kwestie zostaną omówione, wtedy należy skupić się na kosztach. Chodzi tutaj o wyliczenie wszystkich wydatków, uwzględnienie wkładu osobistego przedsiębiorstwa. Zazwyczaj organizacja imprez firmowych albo też organizacja konferencji wiąże się z poszukiwaniem sponsorów, którzy zazwyczaj chętnie finansują część kosztów związaną z przygotowaniem przyjęcia. Niemniej ważną kwestią jest przekazywanie zaproszeń gościom. Może się to odbyć najpóźniej tydzień przed spotkaniem. Punktem kulminacyjnym jest realizacja całego planu.